¿Cómo cobrar anticipos desde Colombia a clientes en el extranjero?

El 2020 empezó con un trimestre lleno de aventuras, aunque finaliza en una cuarentena global para enfrentar la pandemia del Coronavirus. Para quienes trabajamos en turismo, este año va a presentar grandes desafíos, pero al mismo tiempo podemos utilizar la pausa para fortalecer nuestra operación. En Tingua, uno de nuestras prioridades es fortalecer nuestra red, y una de las oportunidades de mejora que notamos con frecuencia en nuestros aliados, es generar la capacidad de cobrar anticipos a los clientes que no están en Colombia. Aquí te mostramos cómo hacerlo :)

¿Por qué cobrar anticipos?


En el día a día en nuestro trabajo como asesores de viaje, conectamos a turistas extranjeros con prestadores de servicio como anfitriones culturales, guías y conductores. La mayoría de nuestros aliados no cuentan todavía con una política de cobro de anticipos o cancelaciones, lo cual genera un riesgo en los casos en que los clientes deciden cambiar de planes a última hora y cancelar los servicios que habían reservado de manera informal.


En la industria del turismo, los actores más grandes como los hoteles o las aerolíneas, cuentan con políticas de cancelación estrictas que les permiten asegurar que, así el cliente cambie sus planes, van a recibir al menos una parte para cubrir el esfuerzo que hicieron por la reservación. Todos, sin importar que tan grandes o pequeños, estamos en capacidad de hacer lo mismo, para asegurar que al menos el tiempo que comprometimos para atender a un cliente sea retribuido.


Paso a paso para cobrar anticipos desde Colombia a clientes en el extranjero


  1. Define tu política de reservas y cancelaciones

  2. Abre una cuenta de ahorros en Nequi desde tu celular

  3. Abre una cuenta en Paypal.com

  4. Conecta tus cuentas Nequi y Paypal

  5. Define tus precios en dólares

  6. Solicita pagos a través de Paypal

  7. Trae tu dinero de Paypal a tu cuenta en Nequi

  8. Retira tu dinero en efectivo en cajeros o corresponsales Bancolombia



1. Define tu política de reservas y cancelaciones


Antes de cobrarle un anticipo a un cliente, debes definir cuánto debe pagar como anticipo para asegurar la reserva, y cuánto le vas a devolver en caso de que cancele. Uno de nuestros referentes favoritos es la política de cancelación de Airbnb, en la cual los huéspedes pueden ver hasta qué fecha pueden cancelar sin que haya cobros por parte del operador, o hasta qué fecha el operador reembolsa la mitad de la reserva o ningún porcentaje de la misma. Aquí te mostramos un pantallazo tomado de Airbnb.com a manera de ejemplo:

2. Abre una cuenta de ahorros en Nequi desde tu celular


En nuestro perfil de Instagram puedes encontrar un video de igTV donde explicamos este proceso desde la pantalla de nuestro celular, para que veas cómo funciona paso a paso. Para esto, debes contar con un teléfono inteligente, acceso a internet y una cuenta de correo electrónico que sea tuya. En primer lugar, debes tener en cuenta que Nequi es un banco creado por Bancolombia, que funciona a través de tu celular. Al bajar la aplicación y abrir una cuenta, esta estará atada a tu número de celular, y funcionará como una cuenta de ahorros, casi que de igual manera que si hubieras ido a un banco físico a abrir la cuenta. Por esta razón, es muy importante que el número de celular y el correo electrónico con los que registres tu cuenta sean tuyos (no de un sobrino o conocido que te hace el favor). Una vez instales la aplicación Nequi en tu teléfono, debes seguir las instrucciones que te da la aplicación para crear tu cuenta.


3. Abre una cuenta en Paypal.com


Paypal es una plataforma de pagos que funciona en todo el mundo. Le permite a los compradores hacer pagos con tarjeta de crédito de manera segura, ya que incluso puede interceder para solucionar disputas en caso que el vendedor no cumpla con un producto o servicio que fue pagado. Por esta razón, es un medio que le genera confianza a tus clientes en el extranjero.


Para abrir una cuenta de paypal, entra a www.paypal.com y selecciona abrir una cuenta de vendedor. Debes registrar la cuenta con el mismo correo que registraste en Nequi para poder conectar las dos cuentas. Recuerda que para que tu cuenta quede abierta, debes finalizar por revisar tu correo para verificar tu cuenta haciendo click en el enlace dentro del mensaje que te envía la plataforma.



4. Conecta tus cuentas Nequi y Paypal


Una vez tu cuenta de Paypal esté creada y verificada, vuelve a tu cuenta de Nequi desde el celular. En el menu que sale en la parte de abajo, puedes escoger la primera pestaña y allí encontrar el cuadro que dice "Paypal". La aplicación va a darte los pasos a seguir para conectar tus cuentas. Puedes seguir el paso a paso que muestra este tutorial de Nequi:



5. Define tus precios en dólares


Para empezar a cobrar a través de Paypal, debes tener en cuenta que la plataforma no maneja pesos colombianos, por lo que debes pasar tus cobros a dólares. Para este proceso ten en cuenta lo siguiente:


  • Debes sumar los gastos adicionales en los que incurrirás - Paypal te va a cobrar el 6% por la transferencia, y Nequi también te cobrará una comisión más IVA, que usualmente se acerca a los 10 dólares.

  • Nequi te va a comprar los dólares que tengas en Paypal en una tasa menor a la oficial, por lo tanto debes calcular el dólar a un precio más bajo que el que ves en el periódico como la TRM del día

  • Nosotros recomendamos dos posibilidades para hacer la conversión y saber cuántos dólares cobrar: La primera es cobrar a una tasa un 15% menor a la oficial para cubrir las comisiones de las plataformas. En este caso, si debías cobrar $350.000 pesos colombianos y la tasa oficial es $3.500 pesos por dólar, haces la conversión con $3.000 pesos por dólar. De esta manera, cobras por Paypal $117 dólares. Las comisiones de las plataformas serán de aproximadamente $17 dólares, y así podrás traer $100 libre a tu cuenta, que a la tasa oficial serán $350.000 pesos. Recuerda que estas cifras siempre dependerán de cambios en el precio de la moneda, por lo que puedes aumentar un poco los precios para compensar cambios que no te convengan.

  • La segunda opción te funciona siempre que te paguen el mismo día que revises la tasa. Puedes entrar a Nequi y verificar la tasa del día, a partir de ahí hacer la conversión y adicionar el 6% más $10 dólares para cubrir las comisiones. Esto es especialmente útil cuando te encuentras con clientes que no pudieron sacar efectivo en pesos del cajero y les puedes ofrecer una solución al instante.


6. Solicita pagos a través de Paypal


Paypal te da dos opciones para enviar cobros a tus clientes: Creando formatos de pago o enviando un link de Paypal.me. En nuestro video de igTV ahondamos en estas opciones, la primera te permite enviar los cobros por el monto exacto de tu servicio o anticipo, y la segunda es muy útil para compartir con clientes que te quieran pagar una propina, pues le da al cliente la opción de seleccionar cuánto te quiere pagar.




Una segunda herramienta que es muy útil al utilizar Paypal es que te permite reembolsar fácilmente los pagos, en caso que tu cliente deba recibir un reembolso de acuerdo con tu política de cancelaciones. Por esta razón es importantísimo que no retires el dinero de Paypal hasta después de haber prestado el servicio, de lo contrario deberás hacer el reembolso a través de una tarjeta de crédito de la que Paypal pueda descontar el dinero que vas a devolver.


7. Trae tu dinero de Paypal a tu cuenta en Nequi


Una vez hayas prestado el servicio, puedes traer el dinero que te pagaron por Paypal a tu cuenta de ahorros en Colombia, en Nequi. Vuelve al menú de los botones en Nequi, y si ya conectaste tus cuentas, la aplicación te dirá cuál es tu saldo de Paypal y te dará las opciones para que traigas tu dinero.


8. Retira tu dinero en efectivo en cajeros o corresponsales Bancolombia


Cuando tu dinero ya esté en el saldo de Nequi, puedes retirarlo en efectivo a través de corresponsales Bancolombia - Nequi o cajeros de Bancolombia. Si para retirarlo debes incurrir en costos de traslado, por ejemplo a una cabecera municipal, agrega esos gastos adicionales al precio de tu servicio o producto, ya que deben ser cubiertos por tu cliente.


¡Felicidades! Ya hiciste tu primer cobro de anticipos o de tus servicios por completo a través de un canal virtual que le facilita la experiencia a tu cliente. Recuerda que la experiencia de viaje incluye la parte del pago, y que podemos facilitarle nuestros servicios a nuestros clientes al generar estos sistemas de pago.


Notas finales


Para cerrar esta publicación debemos aclarar que no somos patrocinados por Nequi o Paypal, pero sí nos han funcionado como la forma más fácil para nuestros clientes, que es lo más importantes. Hay otras plataformas virtuales de pago en Colombia que cobran menores comisiones, sin embargo la mayoría de las veces, los bancos de nuestros clientes bloquean los pagos por estas plataformas para prevenir fraude, y el cliente debe llamar a su banco para poder aprobar la transacción. Nosotros recomendamos priorizar la calidad de la experiencia del cliente al escoger la plataforma más adecuada, y por eso recomendamos estas plataformas.


Ten en cuenta que este proceso funciona solo para personas naturales. Si quieres cobrar con Paypal para una persona jurídica, debes traer el dinero a través de una cuenta Davivienda.


Esta publicación la realizamos en marzo de 2020, estaremos revisando cambios en los convenios bancarios de Colombia con Paypal, pero ten en cuenta verificar la información en el momento en que sigas este paso a paso.


Por último, el proceso de pasar a pagos virtuales es un proceso de aprendizaje, debes estar abierto a cometer errores mientras defines el procedimiento más apropiado para tu negocio. Si quieres hacernos alguna pregunta al respecto, no dudes en comunicarte con nosotros a través de nuestras redes sociales :)


¡Buena suerte y sigamos ampliando las experiencias de viaje en Colombia!


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